ADLAND QMS 900/800/700

Hệ thống xếp hàng tự động ADLAND QMS-900 là hệ thống ứng dụng công nghệ thông tin và điều khiển tự động để xếp lượt giao dịch cho khách hàng nhằm giúp cho các điểm giao dịch hoạt động có trật tự, công bằng, văn minh và tạo tâm lý thoải mái trong giao dịch. Hệ thống phù hợp cho tất các các đơn vị có giao dịch với khách hàng như: Hành chính công, Ngân hàng, Bảo hiểm, Công chứng, Bệnh viện, Điểm thu cước…
Hệ thống quản lý xếp hàng tự động (Queue Management System - QMS) nhãn hiệu ADLAND là một sản phẩm do Công ty TNHH Điện tử - Viễn thông Hải Đăng nghiên cứu, thiết kế, sản xuất và triển khai. Với hệ thống triển khai vào tháng 2/2002 tại Hội sở chính- Ngân hàng Á Châu (ACB), Công ty Hải Đăng trở thành doanh nghiệp Việt nam đầu tiên tự thiết kế, sản xuất và đưa sản phẩm QMS vào ứng dụng.
Giá: Liên hệ
Một số lợi ích chính khi ứng dụng QMS:

•   Đối với khách hàng:
-   Khách hàng dự kiến được thời gian đến lượt giao dịch nên có thể chủ động giải quyết các công việc riêng tư như làm việc, giải trí.
-   Khách hàng không phải nộp hồ sơ trước để xếp hàng nên hoàn toàn yên tâm, thoải mái, không sợ bị chen ngang, mất lượt, mất chứng từ, thất lạc chứng từ hoặc lộ thông tin.
-   Tạo cảm giác thoải mái, thư giãn, an toàn và tin cậy cho khách hàng. Không còn tình trạng chen lấn, mất trật tự tại các quầy giao dịch vì vậy khách hàng yên tâm đối với tài sản cá nhân.
-   Được phục vụ công bằng, ai đến trước lấy phiếu thứ tự sẽ được phục vụ trước. Giảm tối đa thời gian chờ đợi của khách hàng.

•   Đối với nhân viên giao dịch:
-   Làm việc nhanh chóng, thoải mái hơn do mỗi lần nhân viên giao dịch chỉ làm việc với một khách hàng, vì vậy ít xảy ra sai sót, tâm lý vui vẻ, niềm nở tiếp xúc với khách hàng. Qua đó tạo hình ảnh đẹp, tăng uy tính của đơn vị.
-   Tối ưu công việc của nhân viên vì hệ thống tự động phân đều khách hàng tại các quầy có cùng nghiệp vụ.
-   Thuận tiện trong việc mời khách hàng đến giao dịch chỉ bằng một phím bấm để hệ thống tự động gọi khách hàng.
-   Dễ dàng ngưng thực hiện giao dịch, rời vị trí làm việc (chẳng hạn như đi xin ý kiến cấp trên, việc cá nhân...) mà không làm cho khách hàng khó chịu.
-   Nắm rõ số lượng khách hàng chờ hiện tại, ước lượng thời gian  để dừng phát phiếu thứ tự nhằm tránh tình trạng phát phiếu nhiều nhưng không giải quyết hết.

•   Đối với ban lãnh đạo:
-   Giám sát được tình trạng giao dịch hiện thời tại các quầy giao dịch và của cả hệ thống thông qua mạng máy vi tính.
-   Đánh giá được tình hình giao dịch, thời lượng giao dịch của từng nghiệp vụ làm cơ sở đưa ra giải pháp phát triển hoặc điều chỉnh quy trình hoạt động cho phù hợp.
-   Đánh giá được mức độ chuyên cần, năng lực làm việc rất chi tiết của từng nhân viên.
-   Xem, in báo cáo tình hình giao dịch tổng hợp hoặc chi tiết trong ngày, tuần, tháng, năm hoặc một khoảng thời gian bất kỳ theo từng nhân viên, theo dịch vụ hoặc theo quầy. Thời gian lưu trữ các báo cáo của hệ thống có thể lên đến 3 năm.

1.   Đặc điểm chung:

  -   Hệ thống được thiết kế theo hướng mở rộng nên có khả năng đáp ứng các quy trình phục vụ khách hàng phức tạp nhất .
  -   Hệ thống cho phép khai báo thêm, bớt các Quầy làm việc, Bảng hiển thị chính, Điểm cấp phiếu một cách dễ dàng.
-   Khai báo được ngay việc thay đổi, thêm, bớt nghiệp vụ giao dịch của từng Quầy làm việc để giải quyết tình trạng đột biến về số lượng khách hàng theo từng dịch vụ (một Quầy có thể được khai báo làm nhiều dịch vụ trên điểm cấp phiếu).
-   Một phiếu thứ tự có thể được phục vụ một hoặc nhiều dịch vụ khác nhau tại trung tâm giao dịch.
-   Có thể linh hoạt khóa (ngưng phát vé) từng dịch vụ độc lập với nhau tại điểm cấp phiếu, thông báo dịch vụ này đang tạm ngưng phát vé, yêu cầu Quý khách đến vào buổi giao dịch sau theo thời gian hoặc theo số lượng.
-   Tự động báo hiệu và phân đều khách hàng đến quầy giao dịch khi đang ở trạng thái chờ (lượng khách hàng giao dịch thưa thớt, bị ngắt quãng).
-   Hệ thống cho phép kết nối mở rộng nhiều Điểm Cấp Phiếu, nhiều Bảng Hiển Thị Chính, nhiều Quầy. (Trên 100 thiết bị đầu cuối ).
-   Khoảng cách giữa các Điểm Cuối với Bộ Điều Khiển Trung Tâm lớn đến 1.000 m theo chuẩn kết nối RS-485.
-   Hệ thống không bị mất dữ liệu, tiến trình đang giao dịch với khách hàng khi bị mất điện. Hệ thống tự động bắt đầu ngay sau tiến trình phục vụ khách hàng sau cùng khi có điện trở lại.
-   Có khả năng phát triển để kết nối với các thiết bị đầu cuối khác như màn hình TV, bảng điện tử, thiết bị đọc mã vạch, đọc thẻ từ, thiết bị có màn hình cảm ứng (touch screen)… phục vụ cho nhiều ứng dụng phong phú và đa dạng cho điểm giao dịch hiện đại (như để xác nhận nhân viên, truy tìm hồ sơ khách hàng, khách hàng chọn dịch vụ, thông báo… )
-   Hệ thống cho phép kết nối với màn hình LCD, Bảng điện tử để vừa chiếu được các đoạn quảng cáo vừa hiển thị thông tin mời khách hàng trên màn hình LCD.
-   Cho phép tự động động phát các câu âm thanh theo khoảng thời gian định trước như các câu thông báo thông tin về các đợt khuyến mãi hoặc thông báo nhắc nhở khách hàng điền tên, số điện thoại và số phiếu trước khi vào quầy giao dịch.
-   Hệ thống có khả năng nối vào mạng LAN thuận tiện cho Lãnh đạo đơn vị theo dõi tình hình giao dịch và các báo cáo thống kê từ xa.

2.  Phần Mềm Quản Lý QMS

-   Phần mềm viết trên nền Microsoft Visual Studio và là cơ sở dữ liệu lớn có khả năng hoạt động tin cậy, có số Record lớn đến vài triệu mẩu tin.
-   Hệ thống có thể hoạt động liên tục trong thời gian dài không cần bảo trì dữ liệu. Cơ sở dữ liệu SQL Server 2000 hoạt động ổn định.
-   Phần mềm quản trị hệ thống có giao diện bằng tiếng Việt, dễ dàng cho người quản trị quản lý, cấu hình lại hệ thống, dễ xem các mẫu biểu báo cáo. Có chế độ phân quyền (dùng password) cho phép kiểm soát việc truy cập với nhiều cấp độ.
-   Chức năng phục vụ lọai hình dịch vụ có thể phân theo Quầy hoặc cho từng nhân viên. Trường hợp phân theo nhân viên thì mỗi nhân viên có mã số riêng, mỗi nhân viên login, logout  với password riêng. Khi đó nhân viên có thể thay đổi vị trí ngồi làm việc (một nhân viên có thể thao tác nghiệp vụ chuyên môn của mình được phân công tại bất kỳ các quầy).
-   Phần mềm cho phân quyền truy cập:
•   Đối với lãnh đạo: thông qua mạng Lan quản lý hệ thống có thể quan sát được hiện trạng của hệ thống như: Số lượng khách hàng đang chờ; khách hàng đang phục ở các quầy; thời gian phục vụ; thời gian chờ; thời gian login logout hệ thống của các nhân viên tại quầy… phục vụ cho việc đánh giá năng suất lao động của nhân viên và tối ưu hoá tổ chức và quy trình phục vụ khách hàng.
•   Đối với lãnh đạo và nhân viên phân tích số liệu: có thể xem và in ra các báo cáo theo các tiêu thức sau: theo từng nhân viên , theo từng quầy ,theo dịch vụ, trong những khoảng thời gian tùy chọn như (số lượng khách hàng giao dịch tại quầy từ ngày … đến ngày; thời gian giao dịch trung bình một khách hàng của từng nhân viên; từng quầy từ ngày… đến ngày; …) và những báo cáo tổng hợp trên toàn hệ thống.
-   Xem ngay được quá trình giao dịch của từng nhân viên.
-   Hệ thống cho phép xem, in ra báo cáo tình hình giao dịch tổng hợp hoặc chi tiết trong ngày, trong tuần hoặc tháng, năm, từ ngày…đến ngày theo từng nhiệm vụ, theo dịch vụ hoặc theo quầy là cơ sở để lưu trữ, báo cáo quá trình hoạt động giao dịch của Quý đơn vị cho ban lãnh đạo một cách chính xác và chi tiết nhất.
-   Hệ thống có chế độ phân cấp, phân quyền (Cấp account: User, Password login, logout hệ thống).
-   Xem thời gian login, logout hệ thống của từng nhân viên làm cơ sở đánh giá được mức độ chuyên cần làm việc của nhân viên giao dịch.
-   Phần mềm cập nhật được miễn phí qua mạng
-   Giao diện phần mềm của hệ thống thống kê được tình trạng giao dịch theo từng nhân viên, số lượng khách hàng đã lấy phiếu, số lượng khách hàng đã được giao dịch, số lượng khách hàng còn đang chờ, thời gian giao dịch trung bình từng khách hàng, quá trình giao dịch của từng nhân viên. Giao diện phần mềm này phải cài đặt được cùng lúc tại nhiều máy được nối mạng khác nhau phục vụ cho công tác theo dõi tình hình giao dịch của các phòng ban khác nhau.
-   Phần mềm điều khiển các thiết bị phần cứng được viết bằng ngôn ngữ cấp thấp (Assembly) hoặc ngôn ngữ C.
-   Hệ thống có thể nâng cấp lên version mới khi khách hàng có yêu cầu chỉnh sửa hoặc khi chúng tôi đưa những tính năng mới vào hệ thống qua đường mạng.
-   Hệ thống có khả năng backup dữ liệu phòng khi hư hỏng hoặc mất điện, không làm mất thông tin và không ảnh hưởng đến thứ tự xếp hàng đang hoạt động của hệ thống.

3.   Hệ thống âm thanh

-   Hệ thống có giọng đọc mời khách hàng tự động, theo nhiều thứ tiếng, âm thanh phát ra rõ ràng, thân thiện, dễ nghe đối với khách hàng.
-   Có thể lập trình phát ra những câu thông báo theo thời gian định trước (thông tin về khuyến mãi diễn ra trong thời gian khuyến mãi, thông báo nhắc nhở khách hàng về trình tự và thủ tục giao dịch để khách hoàn thành những thủ tục trước khi vào quầy giao dịch…)
-   Hệ thống cho phép phát triển để phát ra thành những kênh âm thanh riêng theo từng quầy giao dịch hoặc nhóm quầy để dùng cho trường hợp  điểm giao dịch có nhiều khu vực phục vụ khách hàng biệt lập nhau hoặc các tầng lầu khác nhau.

Sơ đồ của Hệ thống:



•   Hoạt động điển hình:  


1. Lấy phiếu thứ tự:

Khách hàng đến giao dịch sẽ tự lấy một phiếu thứ tự tại điểm cấp phiếu. Trên phiếu này có những thông tin như số thứ tự, loại dịch vụ, thời gian chờ trung bình. Với phiếu này, khách hàng có thể biết được bao lâu nữa đến lượt mình.

2. Chờ đến lượt giao dịch:

Khách hàng ngồi chờ tại sảnh, đến lượt giao dịch của mình. Hệ thống sẽ tự động mời số thứ tự và hướng dẫn đến đúng quầy giao dịch thông qua hệ thống âm thanh và bảng điện tử. Trong lúc ngồi chờ, khách hàng có thể thư giãn, giải trí như xem báo, tivi…


3. Giao dịch:

Khi hệ thống mời số thứ tự, khách hàng nhìn vào bảng điện tử để biết hướng đi đến quầy, đồng thời tại quầy cũng hiển thị số thứ tự vừa gọi cho khách hàng đến giao dịch. Hệ thống có thể chuyển khách hang đến quầy kế tiếp theo đúng quy trình giải quyết giao dịch của khách hàng.



 

hide